X. Структурированная подача информации, в рамках: деловой переписки, раскрытия сути проблемы, составления претензий и др. единиц информации
Здравствуйте Друзья!
В рамках данной публикации, Мы еще раз уделим внимание концепции структурированных “живых” текстов, с точки зрения различных жизненных ситуаций и примеров из практики.
Просим Вас еще раз уделить внимание разделу – “Концепция структурированных текстов”, где были изложены основные идеи и положения, для более полного понимая и правильного восприятия информации по тексту ниже.
Как неоднократно показала практика из жизни, грамотный структурированный текст с заложенным эмоциональным фоном, “волшебным образом” разрешает возникающие препоны и проблемы, и воздействует на людей в пользу его создателя, в рамках поставленных задач и целей.
Основной особенностью структурированных живых текстов, является гармоничная подача необходимой для читателя информации, в конкретизированном и сжатом виде, для правильного понимания сути запроса, письма, проблемы и др., и включение в данный информационный продукт эмоционального переживания и “фона” автора.
Сравним 2 примера, по уточнению отправителем статуса заказа в интернет магазине:
Пример №1:
Здравствуйте.
Мой заказ номер 45, подскажите что с ним?
--
Пример №2:
Доброго!
1) 2 дня назад Я делал заказ № 45, который был оплачен и готов к сборке
2) Подскажите какой у него статус, и можно ли забирать заказ с пункта выдачи
3) Спасибо!
В примере №2, магазин сразу понимает суть проблемы, видит необходимую дополнительную в отличии от примера №1 информацию, и вероятно скорее и более конкретно ответит, ссылаясь на логику обращения во входящем письме.
Стоит отметить, что не обязательно ставить нумерацию по изложению текста, если речь идет о более емких абзацах, но как показала практика, с нумерацией и четкой расстановкой передаваемых блоков информации, показатели восприятия и усвоения информации у читателя на порядок увеличиваются.
Можно допустить ее применение в ходе официальных переписок, или ситуаций требующих разрешения сложных запросов и проблем между сторонами.
Рассмотрим пример из личной жизни, молодой человек хочет позвать новую знакомую в кино, но нужно сделать это мягко чтобы она согласилась и не чувствовала себя ущемленно.
Пример №1:
Привет Маша! Пойдем сегодня в кино, что думаешь?
Пример №2:
Привет Маша!
Решил тебя спросить, не хочешь присоединиться и пойти со Мной в кино сегодня!
На руках оказались случайно билеты, решил тебя позвать, фильм будет интересным.
--
Рассматривая разницу между вариантами, вариант №2 будет более интересен для девушки в плане наполнения текстом, а еще несет хороший прием, указание что билеты достались человеку случайно, и он не будет покупать их специально на мероприятие.
Конечно, это своего рода уловка, но она помогает не чувствовать у приглашенного человека некоторого давления и долга, что будет способствовать более комфортной обстановке!
Если Вы столкнулись со сложной проблемой, и необходимо разрешить ее методом переписки со встречной стороной, необходимо соблюдать следующие правила структурированного текста:
1) После осознания возникшей ситуации, необходимо выдержать некоторое время для сбора и осмысления всей сути проблемы, т.к. подсознание должно обдумать все варианты и дать осознанный импульс для нанесения ответного информационного “удара” получателю.
2) Выделить удобное для написания ответа время, чтобы не было отвлекающих факторов и можно было достичь максимальной психической концентрации.
3) Начинать аргументированно писать или отвечать на входящие вопросы, придерживаясь структурирования информации посредством нумерации, и следуя логической последовательности по ходу подачи информации.
4) Важно включать в создаваемый текст элемент преувеличения, не важно что Вы можете не иметь адвоката, просто укажите что он есть, что Вы знаете ряд информации с профессиональных книг, что провели независимый анализ и др.
Это все играет на подсознании читающего, и у него будет возникать ощущения что Вы крепкий орешек, и не будете принимать все как есть.
5) Важно подавать информацию таким образом, чтобы у противоположной стороны не возникало возможности вставить туда ни единого возражения или мысли, просто прочесть и уйти думать над полученной информацией.
Для этого необходимо, прокручивать в голове все варианты развития событий, и обрисовывать будущие блоки информации которые будет необходимо включать по тексту структурированного письма.
6) Если в проблеме задействованы разные участники, необходимо изучить правильно ли их руководитель владеет информацией по проблеме, указав в Вашем обращении ряд необходимой информации и предположений о некомпетентности группы лиц, чтобы в ряде благоприятных для Вас совпадений, получить союзников на другой стороне.
7) Чем более подробно Вы изложите свой ответ в структурированном виде, тем более подробно встречная сторона должна на него ответить, и есть вероятность что там не окажется такого уровня специалиста, и это будет так же на руку для решения поставленных задач.
Рассмотрим живой пример из жизни:
1) Нашими силами были произведены исследования на базе сторонней лаборатории, в рамках заказа от государственного учреждения.
2) Заказ был инициирован сотрудником НИИ, в рамках предполагаемой диссертации и выделенных из бюджета средств для освоения.
3) По причине того, что сотрудник не предусмотрел особенности и специфику исследования, полученные результаты никак не подходили к статистическому обоснованию его научной работы.
Так же одной из версий было объединение данного НИИ, с другой структурой и межличностные конфликты сторон, где крайними хотели выставить Нас.
4) С Нашей стороны все было сделано на высшем уровне, и не было никаких отклонений от нормативов при проведении исследования.
5) Т.к. в НИИ задействовано масса лиц, и никто не хочет нести ответственности, была попытка обвинить Нашу сторону в рамках работы одной уважаемой государственной лаборатории, в неверном проведении исследования и препятствие к приемке результатов.
Даже не имея глубоких знаний, при телефонной беседе сотрудник НИИ изначально указал на неверность выбора методики исследования, это было хорошей зацепкой для будущего ответа по проблеме.
6) На кону была большая сумма средств, которую НИИ предполагал не платить или платить но после длительных переговоров.
7) Сначала ситуация казалась критичной, но спустя пару дней нашлось здравое решение и творческий “огонь”, для написания структурированного запроса, который разрешит все недоразумения.
8) Был собран список электронных почт всех участников НИИ, включая и директора данного учреждения, и отправка письма на ящик директора, с установкой в копию всех остальных участников.
Ниже приводится текст созданного структурированного обращения, имена и учреждения были изменены для соблюдения политики неразглашения, и по сути в рамках данного обсуждения не так важны как сам текст.
Текст обращения:
-----
Здравствуйте уважаемые коллеги!
Прошу коллективно изучить возникшую проблему, в рамках обсуждения
результатов исследования с Ивановой Натальей Ивановной.
1) Со слов Натальи Ивановны, были получены следующие спорные вопросы:
1.1) Показания по выборкам с регионов в рамках последнего исследования (120 проб), не сопоставимы с показаниями с выборок с ранее проведенных исследований (100 проб), в рамках договора № _______ «__» ноября _____ года и контракту № ______ от «__» ноября ______.
1.2) Предполагается что сотрудники ЗАО ЛАБОРАТОРИЯ, лаборатории атомного анализа, либо НЕ ДЕЛАЛИ исследования и написали цифры случайным образом, либо ПЕРЕПУТАЛИ пробы.
1.3) Вопрос про отсутствие реальных ФИО и возрастов пациентов, в направлениях на исследование.
1.4) Вопрос почему все пробы шли отдельно через регистратуру, может там была путаница.
ОТВЕТЫ на вопросы, ниже по тексту.
2) В рамках урегулирования проблемы, Я передал телефон заведующего лаборатории ЗАО ЛАБОРАТОРИЯ, кандидату биологических наук Егоровой Алины Владимировны, Ивановой Натальей Ивановне.
2.1) Как я понял, конструктивного диалога не было получено, и заведующий лаборатории был ошарашен предположениями 1.1 и 1.2 по тексту выше, и принял это за оскорбление, и это нанесло большой урон лично Нашей репутации и отношениям с лабораторией.
Отвечаю на вопросы Ивановой Натальи Ивановны, исходя их существующих нормативов и фактов, а не абстрактных вещей:
Ответ на пункт 1.1):
1) Если говорить о выборках 100 человек, не существует возможности сформировать атомный статус населения, даже наверно, одного микрорайона, для заявления что случайные выборки детей с сада, школы, дошкольников, НЕ ОДНИХ И ТЕХ ЖЕ в рамках РАЗНЫХ исследований, НЕ БЫЛИ сделаны или сделаны НЕВЕРНО.
2) Если взять одного и того же ребенка, и исследовать срезы образцов проб, каждые полгода, картина будет не похожа и меняться, в зависимости от рациона питания и времени года взятия проб.
3) Я сам лично исследую своих родственников и детей, и при необходимости могу отправить Вам пробы для ознакомления с динамикой изменений по атомам.
4) Еще был один опыт, для длинных участков проб, разделив их на временные отрезки Мы искали месяц отравления пациента, в итоге было проведено 6-7 исследований по длине, и там так же идет расхождение атомного состава.
5) Из практики дошкольных учреждений и исследований атомной спектрометрией:
- сезонно чаще кормят рыбой (содержит олово, свинец ), у детей будет на отрезке проб, скачек по олову;
- закупили оловянных солдатиков, дети тянут в рот, олово попадает в организм;
- красят что-то в школе, летучие вещества оседают в организме;
- курят дома, копится кадмий;
- стоит фильтр воды, копиться органическое серебро;
- сезонное лечение насморка, каплями, серебро и т.д.
5) Для справки:
население Город 1: ~55 713 чел.
население Город 2: ~2 871 чел.
население Город 3: ~4 578 чел.
6) Чтобы наработать статистические данные по региону, требуется несколько тысяч исследований, для построения статистической картины и сглаживания отклонений с выборки.
7) Вы можете сами изучить многотомную монографию "Атомный статус населения России" (2010, 2011), где проводили глобальное исследование и есть данные по проведению исследований, статистические данные и другие показатели.
8) В итоге, если бы пробы были закреплены в течении 2-3 лет строго за одними и теми же людьми, была бы схожая картина, но говорить что проведенные исследования НЕВЕРНЫ, на основании столь малых выборок для совершенно разных людей с одного региона, просто не может быть логично.
Ответ на пункт 1.2):
1) Это 100% невозможно, т.к.
2) Регистратура пробивала на каждую пробу отдельный чек, внося строго по списку пациентов, список приложили к данному письму.
3) + для 200% перестраховки, к ФИ был добавлен Ваш ВНУТРЕННИЙ НОМЕР пробы нанесенный на пакеты с образцами, что еще раз дает контроль над сверкой в процессе работы.
4) Сканы счетов пациентов на оплату услуг, прилагаю для примера к письму, и при необходимости, подготовлю сканы в полном объеме по ссылке.
5) Относительно обвинения что государственное учреждение не делало исследований, так же возможно проверить.
6) Пациент проводит оплату в регистратуре, все данные идут в общую базу и проходят по электронной кассе.
7) Лаборатория не может запустить исследования, без наличия направления, с уникальным штрих кодом, а так же, система замкнута на базу и обязует провести исследование, что так же записывается в базу для печати результатов пациентом в той же регистратуре.
8) ЗАО ЛАБОРАТОРИЯ это строгая государственная структура, там просто нет возможности делать какие либо отклонения от правил в работе.
Ответ на пункт 1.3):
1) Проблема сугубо с Вашей стороны, т.к. Я запрашивал данные по ФИ, возрасту и полу, и т.к. этих данных не было, было принято решение что Мы сами подготовим случайные ФИ, т.к. внутрениий номер пробы будет в итоге сопоставлен с лабораторным номером, что было сделано в строгом соответствии и проверено как писали выше в 200% исполнении.
2) Действительно, когда в рамках исследования 2017 года, по 100 пробам, Наталья Ивановна лично занималась подготовкой, этих проблем не было.
3) Но в рамках последнего исследования, Мы не имели связи с кем-то их научного отдела.
4) Вы просили сделать все в сжатые сроки, что было исполнено в лучшем виде, для Вашего комфорта.
5) Заметим неоднозначный факт, в письме к Галине Юрьевне Ольгиной, на день получения проб, Мы уточнили данные для ученых:
В пакете Город 1 школа и в Город 3 дошкольники были образцы с одинаковой маркировкой
Мы изменили маркировку для образцов Город 3 дошкольники
с 2-12 на 2-12-2
с 2-10 на 2-10-2
с 2-13 на 2-13-2
с 2-16 на 2-16-2
с 2-19 на 2-19-2
с 2-14 на 2-14-2
с 2-18 на 2-18-2
6) Хорошо, что пробы были в раздельных пакетах, а если бы нет, то на фоне столь малых образцов по регионам, это было бы серьезным отклонением.
7) Опять же, проблема на Вашей стороне.
Ответ на пункт 1.4):
Ответ был ранее по тексту.
3) Прошу изучить вышеизложенные доводы и принять взаимовыгодное решение.
4) Говоря о экспертизе данных по исследованию, Вы можете их делать но:
- это должно быть на СТРОГО тех же пробах, т.к. полагаться на региональные показатели и сверять данные по разным людям, крайне неточное исследование;
- исследование должно проводиться на базе лаборатории аккредитованной на работу с людьми, и соответствующими стандартами, есть варианты как многие применяют при работе (лаборатории для земли, камней, воды) атомной спектрометрией, но это все может быть оспорено без предоставления разрешения Минздрава.
5) Для информации, по моим данным ЗАО ЛАБОРАТОРИЯ, лаборатория атомного анализа, единственная имеет аккредитацию по данному виду исследования на базе гос. учреждения.
Около года, при открытие в 2002 году, они работали бесплатно, для получения аккредитации, исследуя порядка 2000 различных выборок людей и пациентов, для отработки стандартов.
При условии, что уже существовали меж региональные стандарты для использования в рамках работы лаборатории.
6) Не исключаю наличия ФАКТА межличностных разногласий между отделами в Вашей структуре, посредством чего Меня хотят сделать крайним в данной цепочке.
7) Прошу этого не делать и разобраться в ситуации, строго в рамках возникшей проблемы.
8) Мы со своей стороны делали для Вас оптимальные условия для работы, хотя в рамках последнего заказа, с учетом оплаты комиссии площадки Сбербанк АСТ, заказа электронной подписи и др., прибыль получилась такая что было проще не брать на себя риски, которые в данном случае появились в рамках текущей ситуации.
С уважением, Петров Антон Александрович!
---
Вы спросите и какой был результат?
В течении суток директор ответил в письме, что будет собран консилиум и произойдет изучение проблемы в рамках описанных пунктов.
Более никто не выходил на связь, но деньги пришли в полном объеме согласно срокам указанным в контракте.
А что бы было, если Мы бы начали дискуссию не структурированно и без привлечения всего состава НИИ, хотя не будем о плохом, все разрешилось в Нашу пользу!
У Нас достаточно еще примеров из практики, но не будем перегружать Вас лишней информацией, и будем рады рассмотреть Ваши примеры обращений, с указанием рекомендаций и корректировок исходя их концепции структурированных живых текстов!
С уважением, TEKT.RU!